VÄGLEDANDE KARTA

EVOLUTION

En evolutionsresa med PRIMO är en förändringsprocess, en systemisk förändring som involverar hela organisationen och som riktar sig till människor, kultur och ledarskap.

Med systemisk förändring menar vi skapandet av verklig förbättring genom att påverka och delvis bygga om de organisatoriska system som ligger till grunden för hur organisationen fungerar idag. Det kan vara sådant som beslutade styrmodeller och gemensamma arbetssätt men också organisationens förmåga att fatta beslut, att planera och att prioritera.

Detta i sin tur hjälper organisationen att uppnå sina önskvärda effekter i stället för att riskera den låga utväxling som kan uppstå genom att tillämpa en färdig modell som kanske eller kanske inte löser just den här organisationens svåraste problem.

Om organisatorisk evolution

Organisationer genomgår ständiga förändringar. Dessa kan bero på interna eller externa faktorer, såsom teknologiska framsteg, marknadstrender, konkurrens, lagstiftning eller förändrade kundbehov. Beroende på var man befinner sig i organisationen kommer drivkrafter och strategier för att genomföra en organisatorisk förändring att skifta.

Drivkrafterna är även olika hos olika människor i organisationen. När flera människor delar en gemensam uppfattning är det viktigt att förstå drivkrafterna.

Evolutionsresorna har ofta sitt avstamp i de här drivkrafterna, då de i ett systemiskt perspektiv är baserade på viljan att förändra någonting i organisationen, att lösa ett problem eller att förbättra någonting som kunde fungera bättre.

Just där – i att finna orden som beskriver vad det faktiskt är vi behöver lösa gemensamt – finns starten för evolutionen. Evolution handlar om att begripa problemet först och komma med ett eller flera greppbara motmedel som löser eller åtminstone minskar de negativa effekterna på organisationen.

Genomförandet

PRIMO har till syfte att samla organisationens affär och verksamhet, förändringsagenda och IT, till en överlappande, gemensam förmåga. Vi kallar förändringsresan med PRIMO för evolutionsresa då vi tillsammans utvecklar organisationen och vi strävar efter att balansera långsiktighet, stabilitet och kontinuitet med stundens möjlighet att innovera.

Detta sätt att beskriva förändringsresan är generiskt och vi behöver naturligtvis konfigurera PRIMO utifrån våra tankar om organisatorisk evolution för att ha möjlighet att tillämpa vårt arbetssätt på specifika problem och utmaningar.

Enligt systemteorin består ett system av ett eller flera element som är knutna till varandra på ett sådant sätt att påverkan av rätt element kan ge upphov till en systemisk förändring. PRIMO konfigureras därför till att påverka ett eller flera av elementen så att systemet hamnar i tillfällig obalans och en förändring inleds mot ett nytt, mer fördelaktigt normaltillstånd.

Att vi använt systemsyn gör att vi också kan ta reda på vilka element vi behöver påverka för att inleda och genomföra den förändring som ger önskad effekt.

Systemisk förändring är således en strategi och ett kraftfullt verktyg med vilket vi kan skapa en omvälvande förändring genom att förändra de underliggande strukturerna och samspelet mellan olika delar av ett system.

Evolutionsresans perspektiv

För att kunna genomföra en evolutionsresa behöver vi fokusera våra styrkor i en riktning som angriper organisationens specifika problem. Vi inleder med att rama in resan med några evolutionsprinciper, bl.a:

att vi alltid genomför evolutionsresan med ett systemperspektiv – för att vi inte ska dra förhastade slutsatser kring möjliga motmedel till problemet i organisationen
att vi ständigt optimerar för helheten under evolutionsresan och inte för en enskild företeelse.

Under evolutionsresan arbetar vi parallellt med tre möjliga nivåer:

makronivån landskap
fokusnivån grannskap
leveransnivån leveransområde

Landskapet är helbilden av organisationen eller den del av organisationen vi arbetar med. Vi kartlägger de större, organisatoriska delarna och hur de styrs och samverkar. Vi hittar aktörer, trender och drivkrafter och skapar en övergripande bild som ger oss en uppfattning om vilka delar av systemet vi behöver titta extra noga på. Utifrån de symptom vi har med oss in i arbetet hittar vi sätt att begripa problemet eller problemen.

Grannskapet är den nivå på vilken vi segmenterar landskapet i olika delar för att studera det närmare. Vi hittar intressenter och lär oss hur de påverkar helheten och hur delar av systemet relaterar till andra delar, och vilka delar vi kommer att behöva föra samman eller dela upp för att kunna åstadkomma systemisk förändring.

Leveransområdet slutligen, är den nivå på vilken vi identifierar och arbetar med enskilda element som skapar värde mot kunder och användare, må det vara tjänster, produkter eller någonting annat. Här tittar vi på hur ledare behöver agera, hur team behöver samverka eller sluta samverka, och var i organisationen vi behöver stärka parametrar som ledarskap och ägarskap.

Evolutionsmetod

Vår evolutionsmetod består även den av tre faser: utforska, forma och transitera.

Faserna kan närmast liknas vid olika fack i en verktygslåda som i sin tur delas in i mindre fack innehållande verktyg. Även om vi kan tillämpa samtliga verktyg på samtliga perspektiv, är till exempel utforskandet – att fånga, lyssna på och begripa systemet – starkast i landskapsperspektivet medan områdesperspektivet mer handlar om handgriplig transitering av systemisk förändring.

Utforska – hela denna fas handlar om att tillämpa systemsyn för att tillsammans med organisationen utforska och lyssna in på verksamhet och organisation med inriktningen att fånga och begripa de utmaningar och gemena problem vi kan ana och se symptom av.

Vi lägger ett systemiskt och mänskligt raster på organisationen för att begripa komplexa problem och göra dem greppbara. Exempel på symptom som leder oss i rätt riktning kan vara konflikter i agendor på ledningsnivå, revirtänk, beslutsdysfunktion med mera. Vi vet att symptomen är tecken på svåra problem vars lösningar kanske förgrenar sig genom hela organisationen.

Forma – den nästkommande fasen handlar om att skapa förutsättningar för förändringsarbete. Vi utvärderar vår landskapsbild och den information vi har för att rekommendera en anpassad konfiguration av PRIMO som vi anser vara ändamålsenlig utifrån organisationens behov, problem och önskvärda effekter.

Transitera – i denna fas har vi en klar bild av orsaker till organisationens problem och hur vi ska ta oss an dessa. Det är här förändringen påbörjas och evolutionen startar för att skapa effekt. Vi lägger stort fokus på humanperspektivet – att förbereda och involvera organisationen och medarbetarna i vad den önskvärda förflyttningen innefattar i form av färdplan, innehåll och den personliga investeringen för att uppnå de önskade effekterna.

Teman

I evolutionsresan arbetar vi oss utifrån och in – utforska och forma utgår från landskapsperspektivet – för att sedan arbeta oss inåt i organisationen där vi identifierat ett eller flera möjliga områden att starta med. Vi använder systembilden och grannskap som t.ex har kundgemensamma mål eller använder gemensamma händelser. Vi skalar upp och evolverar.

De olika perspektiven – landskap, grannskap och område – har olika färdplaner med den gemensamma nämnaren att vi arbetar iterativt med olika teman.

"Vi strävar efter att möjliggöra våra kunders svåraste evolutionsresor, genom att balansera förflyttning och stabilitet. Alltid med människan i fokus."

För områdesresan till exempel, arbetar vi med följande teman:

Tema Fundament – handlar om att förstå grundideérna bakom PRIMO, förstå flödet av leveranser och hur resan från nuläge till nyläge kommer att se ut.
Tema Arbetssätt – handlar om hur förstå och smidigt tillmötesgå hela användar- eller kundresan, bemanning av team, de ingående rollerna och dess kompetenser och förmågor samt optimera arbetsflöden och samverkansformer.
Tema Ledarskap – handlar om att skapa psykologisk trygghet i teamen, en öppenhet och transparens, goda interaktioner mellan individer och olika team samt inkluderar en hög grad av tydlighet och mod.
Tema Verktyg – handlar om nödvändiga verktyg för att eftersträva en kontinuerlig leverans, att bli duktiga på att planera, prioritera och att sätta och nå målen men även att våga utforska och testa.
Tema Styrning – handlar om att skapa förutsättningar för självbestämmande leveransområden med mandat och ansvar, ekonomisk styrning och finansiera på flera horisonter samt sätta spelplanen för hur vi samarbetar, samverkar och samordnar.
Utvärdering – handlar om att ständigt utvärdera och mäta att leveranserna möter förväntat värde och att värdet består över tid, utvärdera och utveckla arbetssätt och samverkansformer likväl som välmående hos individer, team och organisation.

Dessa teman är vår utgångspunkt när vi initierar en färdplan för ett leveransområde.