Principer
Grunden i PRIMO utgörs av vägledande principer.
Principerna utgör basen i PRIMO och det är utifrån principerna vi alltid påbörjar en evolutionsresa. Denna aspekt sätter ramarna för de andra genom att lägga en spelplan för hur vi till exempel ser på ledarskap, styrning eller leverans.
Principerna är vår vägledning när vi skapar Kontroll & Innovation i Balans och sätter ramarna för hur vi tillämpar aspekterna Evolution, Ledarskap, Styrning och Leverans.
Det som gör att vi valt att arbeta med principer istället för med regler eller riktlinjer är att principer är konfigurerbara och guidar vår implementation istället för att vara färdiga recept på lösningar av ett förutbestämt, generiskt problem.
Vi vet vilka verktyg och metoder vi ska tillämpa först när vi identifierat och satt ord på vad vi förväntas lösa.
Principerna delas in i fyra kategorier; en för varje aspekt i ekosystemet. Med hjälp av principerna kan vi konfigurera PRIMO till att bli den modell och det arbetssätt som på mest effektiva sätt löser organisationens utmaningar.
Principer för evolution
Alla resor har ett avstamp och PRIMO:s evolutionsresa behöver riktande inparametrar för att konfigureras optimalt i en viss organisation för kunna lösa specifika problem.
Dessa inparametrar beskrivs i form av principer som dels fastställer att systemsyn är grunden på vilken vi står, men också mer specifika principer kopplade till de olika faserna i evolutionsresan. Två av principerna återfinns nedan.
För att inte dra förhastade slutsatser om vad som är det bästa motmedlet mot ett problem i organisationen står vi fast vid: genomför alltid evolutionsresan med ett systemperspektiv. Vi behöver rama in, lyssna på och förstå systemet för att förstå problemet.
Det innebär bland annat att det system vi bygger under evolutionsresan och som är representativt för organisationen är
- möjligt att mäta och flexibelt att påverka för att nå ett mer gynnsamt utfall
- möjligt att utvärdera objektivt för att identifiera misstag vi gör om och om igen, och se till att vi ändrar beteende
- möjligt att anpassa utefter organisationens bästa kunskap – kunskap som kanske inte är synlig vid en första anblick.
Under evolutionsresan behöver vi också se till att ständigt optimera för helheten vilket bland annat innebär att
- den enskildes incitament alltid måste vara i linje med gruppens mål
- anpassning genom trial & error är ovärderligt och oundvikligt
- de personer som ska äga och leda i en PRIMO-organisationen behöver finna sina perspektiv och hänge sig dem.
Principer för ledarskap
För systemledare spelar principerna en avgörande roll i att forma ledarskapet och därmed på vilket sätt leveransområdesansvariga leder sina leveransteam och driver sina leveransområden. Ett litet urval följer nedan.
En av de viktigaste principerna för att leda leveransteam är idén om en idémeritokrati. Detta innebär att de bästa idéerna i leveransområdet vinner oavsett vem de kommer från. Som ledare innebär detta skapandet av en miljö där alla i leveransteamet känner sig bekväma med att uttrycka sina idéer och åsikter.
Ledarna måste också vara beredda att ifrågasätta sina egna förutfattade meningar och vara öppna för nya idéer och perspektiv.
En annan viktig princip är att som ledare alltid ha en klar uppfattning om sina beslutsgrunder och att vikta besluten med trovärdighet. Många situationer kan uppstå där leveransområdesansvariga ombeds eller uppmanas att ta vissa beslut baserade på individers, grupperingars eller chefers önskningar och agendor.
Systemledaren måste alltid vara på det klara med hur sådana beslut påverkar helheten och hur beslutsfattandet förhåller sig till de beslutsgrunder som satts upp för leveransområdet.
Slutligen, principen att komma i synk och stanna i synk är avgörande för en modern systemledare. Leveransområdesansvariga behöver skapa klar och konsekvent kommunikation inom leveransteamet, med sponsorn och med andra delar av organisationen.
Detta innebär inte bara en tydlighet avseende förväntningar och feedback, utan också att kunna vara inlyssnande i vad leveransteamet och andra behöver för att leverera värde till kund, verksamhet och affär.
Principer för styrning
I ekosystemet utgör principerna för styrning grundvalen för att skapa en effektiv styrmodell. Principerna har skapats med en övertygelse om att styrning bör vara enkel, tydlig och tillämpa en tillräcklig kontroll för att skapa strategisk riktning och i vissa fall taktiskt momentum.
En av de centrala principerna för styrning är att den måste vara inriktad på att skapa Kontroll & Innovation i Balans. Det innebär att vi ständigt strävar efter att hitta rätt balans mellan att ha tillräcklig kontroll för att säkerställa att vi uppnår våra mål, samtidigt som vi främjar innovation och kreativitet för att kunna fortsätta att växa och utvecklas.
En annan bärande princip är att styrning förutsätter beslutsförmåga. Det innebär att beslutsfattandet kräver rätt typ av information och den informationen behöver komma ifrån personer som är trovärdiga inom området. Detaljnivån i beslutsunderlag behöver justeras för att skapa ett informationsdjup som tillåter effektiv styrning utan överadministration. Sammantaget måste styrningen och sättet på hur vi kommunicerar fattade beslut ingjuta trovärdighet.
Principer för leverans
Leveransprinciperna i PRIMO är kritiska för att säkerställa att leveransteamen tillför värde till verksamhet och affär över tid.
En central princip för leverans är att minsta levererande enhet är team. Vi strävar efter att leveransteamet – utifrån de förutsättningar det fått – ska mätas som enhet på den leverans det åstadkommit. Vi behöver arbeta med teamutvecklingen så pass långt att leveransteamet känner sig bekvämt med att inte mätas på medlemmarna var för sig, utan på helheten.
En annan viktig princip är att vi väldigt sällan kan förbättra leveransen i leveransområdet genom att bara förbättra 1 komponent. Vi behöver parallellt arbeta med att bli bättre på att förstå verksamhet och affär, på att genomföra de förändringar som uppfyller behoven, och på att se till att det vi förstått och genomfört går att använda.
Endast genom att nyttja systemsynsperspektivet när vi analyserar förbättringspotentialen i leveransområdet kan vi identifiera och genomföra verkliga förbättringar.
Principen om att upplösa ett leveransproblem istället för att försöka lösa det, slutligen, handlar om att lösningen på ett problem ibland handlar om att vi måste designa om leveransområdet i grunden, istället för att bara försöka ändra beteende. Precis som problem som inte försvinner bara för att vi ignorerar det, kommer de flesta komplexa problem inte försvinna om vi bara “bjuder in fler personer till mötet” eller “ändrar i planen”.
Ibland måste vi upplösa den grund i vilket problemet frodas, vilket kan handla om en omdesign av leveransområdet.
Genom att ta hänsyn till dessa principer kan vi säkerställa att vi levererar värde på ett effektivt och hållbart sätt, vilket i sin tur hjälper oss att uppnå våra övergripande organisatoriska mål.
