Styrning
Styrning enligt PRIMO handlar om prioritering, investering och kompetens.
PRIMO:s aspekt för styrning beskriver vad som krävs för att säkerställa ett systemperspektiv kring bland annat prioritering, investering och kompetens. Styrningen ger upphov till styrmodeller som är flödesorienterade och relationsbaserade. Systemsynsperspektivet låter oss arbeta fram en styrmodell som är ändamålsenlig då vi fokuserar på att lösa de problem som finns kring beslutsförmåga, exekvering och uppföljning, och inte på att inrätta komplex koordinering och rapportering enligt god praxis för sakens skull.
För att möta de tre leveransperspektiven – område, grannskap och landskap – utgår vi ifrån att styrmodellen också behöver hantera tre nivåer av styrning och därmed tre styrande mekanismer – sponsorn, sponsorgruppen och portföljen.
Styrning
Sponsor
SponsorGRUPP
PORTFÖLJ
Sponsor
Sponsorn har som ansvar att äga och styra leveransområdet och ser till att ledaren har de förutsättningar som krävs för att säkerställa leveransfokus. Sponsorn är en chefsroll med tillräckligt mandat och resurser för att kunna rättfärdiga leveransområdets existens.
Sponsorns relation till leveransområdesansvarig (LOA) är en nyckelrelation i PRIMO då bägge roller behövs för att säkerställa en aktiv styrning och leveransfokus.
Sponsorgrupp
Sponsorgruppen beslutar tillsammans över och styr ett grannskap, dvs. en sammanslutnign av leveransprojekt och temporära initiativ (tex. projekt). Sponsorgruppen fungerar som en styrgrupp med ett väldigt tydligt fokus på grannskapets gemensamma effektmål.
Portfölj
Portföljen styr och koordinerar de grannskap och leveransområden som uppstår i en organisation och naturligtvis även andra initiativ som projekt och program. Portföljen är den viktigaste mekanismen för att säkerställa Kontroll och Innovation i Balans.
LEVERANS
Leveransområde
Grannskap
Landskap
Varje nivå har ett antal centrala frågor vi behöver besvara, och det är här anpassningen utifrån organisationens specifika utmaningar med styrning görs. Ett urval av viktiga frågor är:
- hur vi vill arbeta med finansiering av förändringar i landskapet och därmed i portföljen eller portföljerna
- hur vi säkerställer att den organisation som behövs för att leverera produkterna i ett leveransområde får rätt typ av sponsorskap
- hur vi ser till att måltillstånd i ett grannskap beskrivs på ett konkret och korrekt sätt så att sponsorgruppen kan styra grannskapet åt rätt håll
- hur vi prioriterar inom och över portföljerna, och hur vi ser till att hålla en stringens i prioriteringen.
PRIMO förespråkar ett finansieringssystem som är starkt inspirerat av Beyond Budgeting, som bygger på adaptiva system för investering och budget snarare än traditionell planbudget. Det skapar:
- ”lagom” decentraliserat beslutfattande enligt principen ”autonomi med likriktning” där leveransområdesansvarig – med sponsorn som kontrollinstans – ser till att måltillståndet nås och uppdateras kontinuerligt
- en uppföljning av investeringar som kopplas till kundgemensamma mål och levererat kundvärde
- transparens i det att leveransområden systematiskt kan jämföra investeringar och levererat kundvärde sinsemellan och därmed lära sig kontinuerligt.
PRIMO förordar ett systemledarskap och under evolutionsresan läggs stort fokus på att skapa systemledare. Den främsta representanten för systemledarskap är leveransområdesansvarig och för att rollen ska kunna tillämpa systemsyn i sitt ledarskap behövs bland annat:
- nyckelrelationer som speglar systemiska beroenden. En sådan är relationen mellan områdesansvarig och sponsor.
- en tidig, ständig och stark involvering från HR avseende bemanning och kompetens
- en möjlighet att bemanna leveransområdet med de kompetenser som krävs för att nå och uppdatera måltillståndet.
I PRIMO anpassas prioriteringsmetoder till det sammanhang i vilket ett visst leveransområde existerar. Grunderna i prioriteringsmetoden är baserade på leverans till kund, affär och verksamhet, men behöver oftast viktas med:
- önskad riskprofil och riskaptit hos sponsorn
- teknisk skuld
- tidskritikalitet kopplat till måltillstånd hos vissa produkter
- legala krav
- systemberoenden
- kommande omfördelning av bemanning och kompetenser
- koppling till grannskap och landskap.
Måltillstånd i PRIMO är beskrivningar av hur en produkt förväntas fungera och hur den ska påverka resten av systemet efter en överenskommen tidsperiod.
På väg mot ett måltillstånd – som uppdateras till att vara fortsatt relevant så fort det är uppnått, finns leveranser och milstolpar som överenskommits mellan leveransområdesansvarig och sponsor.
Måltillstånden kan för en viss tidpunkt bland annat beskriva
- vilka funktioner en produkt kommer att ha
- vilka organisatoriska förmågor som kommer att stärkas eller försvagas
- vilka andra delar i landskapet som kommer att påverkas och hur.
