Leverans
PRIMO:s syn på leverans är att förstå vad som behöver göras och genomföra de förändringar som är nödvändiga och användbara.
PRIMO:s syn på leverans är att teamen behöver skapa och utveckla tre grundläggande förmågor – förstå, genomföra och använda – och se till att de skapar och behåller en tydlig förståelse för verksamhet, kund och affär.
Många är de situationer då vi infört modeller, metoder och arbetssätt i syfte att koordinera och kontrollera och där själva leveransen blivit sekundär.
Planering, möten och administrativa konstruktioner har fått ta en alltjämt större del av den dagliga kapaciteten, ofta på grund av att vi infört ett arbetssätt som löser ett i förväg definierat problem som vi inte vet om att vi har i vår organisation.
Leveransfokus kräver att den grupp människor som ska åstadkomma leveransen får rätt förutsättningar. Förutsättningar att utveckla och förvalta sina produkter, men också att det område i vilket teamet agerar har tydlig ledning och styrning.
PRIMO:s leveransfokus handlar om att skifta vikt från just ett arbetssätt där styrning genom administration och detaljplanering är dominanta inslag, till ett flöde där vi med precis lagom avvägd kontroll kan åstadkomma kontinuerlig leverans med så få hinder som möjligt.
En evolutionsresa med PRIMO har till syfte att samla organisationens affär och verksamhet, förändringsagenda och IT, till en överlappande, gemensam förmåga. De många symptom som uppstår när dessa tre storheter är fragmenterade skadar organisationen och leder till fördyrningar, ineffektivitet och inte sällan konflikter.
Vi fokuserar dock sällan på att gå till botten med varför denna fragmentering uppstått och hur vi formulerar den på ett sätt som vi förstår. Först då kan vi ge oss på att hitta motmedel som tar bort eller åtminstone lindrar de negativa konsekvenserna av fragmenteringen. Vi behöver arbeta med att skapa begriplighet först och greppbarhet sedan för att kunna komma åt organisationens problem på riktigt.
När vi arbetar med PRIMO har vi därför som mål att bygga upp just den gemensamma förmågan och att därigenom skapa leveransfokus. Uppbyggnaden och hur vi väljer att konfigurera leveransområden och designa leveransteam är helt baserat på vår tillämpning av systemsynsättet.
Genom att ha god kunskap om kund, affär och verksamhet, känna till och aktivt arbeta med förändringsagendan och ta kraften hos IT till sin hjälp, kan vi fokusera på att leverera det som är viktigt.
Skapa begriplighet först och greppbarhet sedan
TRE LEVERANSNIVÅER
Vi pratar ofta om tre nivåer av styrning: operativ, taktisk och strategisk. I PRIMO matchar vi dessa nivåer med tre leveransnivåer – leveransområde, grannskap och landskap.
LEVERANS
Leveransområde
Grannskap
Landskap
För att stödja ett effektivt flöde av leveranser behöver samtliga tre nivåer vara inställda på just leverans, även om det är den operativa nivån som oftast levererar enskilda produkter eller tjänster.
Vår erfarenhet säger att även den koordinerande mellannivån ”grannskapet” behöver ha ett leveransfokus för att dess bidrag inte ska bli enkom administrativt, liksom den övergripande nivån.
Denna nivå – ”landskapet” – behöver vara leveransfokuserad för att inte hamna i ett molnfritt läge där man är frånkopplad organisationens verkliga problem. Nedan följer beskrivningar av de olika nivåerna.
Leveransområde
Ett leveransområde inom PRIMO:s ekosystem är en organisatorisk konstruktion som skapas utifrån ett systemiskt synsätt för att effektivt hantera behov och leverera värde. Det är ett väl avgränsat ansvarsområde, oftast definierat för att stödja verksamhet och affär med verksamhetsutveckling, IT-förvaltning och utveckling av IT-stöd.
I en organisations leveransområden arbetar leveransteam för att leverera en process, produkt, tjänst eller funktion till kunder eller användare. Leveransområdet är utformat på ett sådant sätt att det stödjer verksamhet och affär, direkt eller indirekt, och samtidigt skapar de bästa förutsättningarna för att leveransteamet ska kunna
- förstå sin affär eller verksamhet
- genomföra de aktiviteter som krävs för att skapa värde utifrån uppkomna behov
- se till att det de förstått och genomfört går att använda
Leveransområdet upprätthåller alltid en tydlig koppling till organisationens övergripande affärsmål och det är en viktig del i evolutionsresan att leveransteamet bygger en kraftfull ledning och styrning för att säkerställa att det kan arbeta effektivt och leverera rätt saker över tid.
De regler utefter vilka leveransområden konstrueras – den så kallade leveranskontexten – kan till exempel vara affärsområden, kärnprocesser eller värdeflöden, men också tekniska plattformar, molnsatsningar eller i vissa fall verktyg (ex: AI).
Leveransteam
Ett leveransteam inom PRIMO:s ekosystem är en grupp människor med både specialist- och generalistkompetens, som arbetar inom ett specifikt leveransområde för att leverera en process, produkt, tjänst eller funktion till kunder eller användare. Leveransteamet arbetar pulsbaserat med FGA-cykeln (Förstå, Genomföra, Använda) för att hela tiden fokusera på att leverera en väldefinierad process, produkt, tjänst eller funktion till kunder eller användare.
Leveransområdet leds av en leveransområdesansvarig – en systemledare vars främsta mål är att se till att leveransfokus bibehålls och att leveransteamet är medvetet om hur deras bidrag påverkar organisationen.
Leveransområdet styrs av en sponsor – en verksamhetschef med en position i linjeorganisationen som är tillräcklig för att rättfärdiga leveransområdets existens och sponsra det med de resurser som krävs för att fortsätta leverera värde till verksamhet, kund och affär.
Grannskap
Ett grannskap inom PRIMO:s ekosystem uppstår när två eller flera leveransområden har behov av att koordinera sitt gemensamma arbete under striktare formen än vad de vanliga kommunikationskanalerna ger möjlighet till och struktur för. Grannskapet besvarar i stort frågan “vad händer i mitt närområde”?
Det kan till exempel röra sig om gemensam utveckling av en ny produkt, större infrastrukturella förändringar med komplexa beroenden eller den ganska vanliga situation där flera leveransområden behöver samverka med andra leveransmetoder, till exempel projekt eller program.
Leveransområden kan uppstå som ett initiativ från linjeorganisationen då behovet finns att fokusera mot ett visst effektmål, eller som en samlande och utförande konstruktion från portföljen. Grannskapet har en overhead i form av en basbemanning och en sponsorgrupp som arbetar med styrningen av det, och uppstår därför alltid utifrån fördefinierade principer då behovet är tydligt och konstruktionen av ett grannskap är försvarbart.
Landskap
Landskapet är den totala bilden av organisationen inklusive beroenden, värdeströmmar och de problem vi behöver hantera.
Om leveransområdet är huset och grannskapet stadsdelen så är landskapet staden – den högsta kartan som vi använder när vi utvärderar olika initiativ och investeringsmöjligheter.
Landskapet är kopplat till styrmodellen för portföljstyrning och en skiss över landskapet tas fram under landskapsanalysen som oftast inleder evolutionsresan.