Styrning
För att få full kraft i PRIMO behövs en styrmodell som hanterar prioritering, mätbara överenskomna mål samt finansiering och som har ett systemperspektiv.
PRIMO:s byggsten för styrning beskriver vad som krävs för att säkerställa en prioritering utifrån gemensamma mål, hur vi ska följa upp att vi är på rätt väg samt hur måluppfyllnaden ska finansieras. Perspektiven gör det möjligt att bygga överskådliga styrmodeller som är flödesorienterade och relationsbaserade.
Systemsynen ger oss ett arbetssätt för styrning som är ändamålsenligt, då vi fokuserar på att lösa de problem som finns kring beslutsförmåga, exekvering och uppföljning, och inte på att inrätta komplex koordinering och rapportering enligt god praxis för sakens skull.
För att möta PRIMOs tre leveransnivåer – det operativa leveransområdet, det taktiska grannskapet och det strategiska landskapet – kopplas de tre komponenterna till centrala, styrande roller enligt figuren nedan.
Styrning
PRIORITERING
MÅLTILLSTÅND
FINANSIERING
Sponsor
Sponsorn har som ansvar att äga och styra leveransområdet och ser till att ledaren har de förutsättningar som krävs för att säkerställa leveransfokus. Sponsorn är en chefsroll med tillräckligt mandat och resurser för att kunna rättfärdiga leveransområdets existens.
Sponsorns relation till leveransområdesansvarig (LOA) är en nyckelrelation i PRIMO då bägge roller behövs för att säkerställa en aktiv styrning och leveransfokus.
Sponsorgrupp
Sponsorgruppen beslutar tillsammans över och styr ett grannskap, dvs. en sammanslutnig av leveransområden och temporära initiativ (tex. projekt). Sponsorgruppen fungerar som en styrgrupp med ett väldigt tydligt fokus på grannskapets gemensamma måltillstånd.
Portfölj
Portföljen styr och koordinerar de grannskap och leveransområden som uppstår i en organisation och naturligtvis även andra initiativ som projekt och program. Portföljen är den viktigaste mekanismen för att säkerställa Kontroll och Innovation i Balans.
Varje nivå har ett antal centrala frågor vi behöver besvara, och det är här anpassningen utifrån organisationens specifika utmaningar med styrning görs. Ett urval av viktiga frågor är:
- hur vi vill arbeta med finansiering av förändringar i landskapet och därmed i portföljen eller portföljerna
- hur vi säkerställer att den organisation som behövs för att leverera produkterna i ett leveransområde får rätt typ av sponsorskap
- hur vi ser till att måltillstånd i ett grannskap beskrivs på ett konkret och korrekt sätt så att sponsorgruppen kan styra grannskapet åt rätt håll
- hur vi prioriterar inom och över portföljerna, och hur vi ser till att hålla en stringens i prioriteringen.
I PRIMO anpassas prioriteringsmetoder till det sammanhang i vilket ett visst leveransområde existerar. Grunderna i prioriteringsmetoden är baserade på leverans till kund, affär och verksamhet, men behöver oftast viktas med:
- önskad riskprofil och riskaptit hos sponsorn
- teknisk skuld
- tidskritikalitet kopplat till måltillstånd i leveranser
- legala krav
- systemberoenden
- kommande omfördelning av budget, bemanning och kompetenser
- koppling till grannskap och landskap.
Måltillstånd i PRIMO är beskrivningar av hur en produkt förväntas fungera och hur den ska påverka resten av systemet efter en överenskommen tidsperiod.
På väg mot ett måltillstånd – som uppdateras till att vara fortsatt relevant så fort det är uppnått, finns leveranser och milstolpar som överenskommits mellan leveransområdesansvarig och sponsor.
Måltillstånden kan för en viss tidpunkt bland annat beskriva
- vilka funktioner en produkt kommer att ha
- vilka organisatoriska förmågor som kommer att stärkas eller försvagas av ett uppnått måltillstånd
- vilka andra delar i landskapet som kommer att påverkas och hur.
PRIMO förespråkar ett finansieringssystem som är starkt inspirerat av Beyond Budgeting, som bygger på adaptiva system för investering och budget snarare än traditionell planbudget. Det skapar:
- ”lagom” decentraliserat beslutfattande enligt principen ”autonomi med likriktning” där leveransområdesansvarig – med sponsorn som kontrollinstans – ser till att måltillståndet nås och uppdateras kontinuerligt
- en uppföljning av investeringar som kopplas till kundgemensamma mål och levererat kundvärde
- transparens i det att leveransområden systematiskt kan jämföra investeringar och levererat kundvärde sinsemellan och därmed lära sig kontinuerligt.
